Член 76

Регистриране на телефонни разговори или електронни съобщения

(член 16, параграф 7 от Директива 2014/65/ЕС)

1.Инвестиционните посредници установяват, прилагат и поддържат ефективна политика по отношение на регистрирането на телефонни разговори и електронни съобщения, изложена в писмен вид в съответствие с големината и организационната структура на инвестиционния посредник, както и с естеството, мащаба и сложността на неговата стопанска дейност. Политиката включва следните елементи: а)посочване на телефонните разговори и електронните съобщения, в това число съответните вътрешни телефонни разговори и електронни съобщения, които са предмет на задълженията за регистриране в съответствие с член 16, параграф 7 от Директива 2014/65/ЕС; и б)определяне на процедурите, които следва да бъдат спазвани, и на мерките, които следва да бъдат приети, за да се гарантира спазването от страна на инвестиционния посредник на алинея трета и алинея осма на член 16, параграф 7 от Директива 2014/65/ЕС, когато възникнат изключителни обстоятелства и посредникът не може да регистрира разговора или съобщението на устройствата, които са издадени, приети или разрешени от посредника. Доказателства за такива обстоятелства трябва да се съхраняват и да са достъпни от компетентните органи.

2.Инвестиционните посредници гарантират ефективен надзор и контрол от страна на управителните органи върху политиките и процедурите, отнасящи се до регистрирането от посредника на телефонни разговори и електронни съобщения.

3.Инвестиционните посредници вземат необходимите мерки с оглед механизмите за спазване на изискванията за регистриране да са технологично неутрални. Инвестиционните посредници оценяват периодично ефективността на своите политики и процедури и приемат такива алтернативни или допълнителни мерки и процедури, които са необходими и целесъобразни. Като минимум такива алтернативни или допълнителни мерки се приемат, когато инвестиционният посредник приеме или позволи използването на ново средство за комуникация.

4.Инвестиционните посредници водят и редовно актуализират регистри на лицата, които имат фирмени или собствени устройства, одобрени за използване от инвестиционния посредник.

5.Инвестиционните посредници образоват и обучават служителите по процедурите, регламентиращи изискванията по член 16, параграф 7 от Директива 2014/65/ЕС.

6.За да наблюдават спазването на изискванията за регистриране и за водене на регистри по член 16, параграф 7 от Директива 2014/65/ЕС, инвестиционните посредници осъществяват периодично наблюдение на сделки и нареждания, подлежащи на тези изисквания, включително съответните разговори. Това наблюдение трябва да бъде основано на рисковете и пропорционално.

7.Инвестиционните посредници демонстрират политиките, процедурите и управленския надзор пред компетентните органи при поискване.

8.Преди инвестиционните посредници да предоставят инвестиционни услуги или дейности, отнасящи се до приемането, предаването и изпълнението на нареждания на нови и съществуващи клиенти, инвестиционните посредници информират клиента за това, че: а)разговорите и съобщенията се записват; и б)копие от записите на тези разговори с клиента и съобщения с клиента ще бъде на разположение при поискване за срок от пет години и, когато е поискано от компетентния орган, за срок до седем години.

Информацията по алинея първа се предоставя на езика или езиците, използвани за предоставянето на инвестиционни услуги на клиенти.

9.Инвестиционните посредници регистрират на траен носител всяка съществена информация, отнасяща се до съответните преки разговори с клиенти. Регистрираната информация съдържа като минимум следното: а)дата и час на срещите; б)място на срещите; в)идентификация на участниците; г)инициатор на срещите; и д)значима информация относно нареждането на клиента, включително цена, обем, вид на нареждането и кога трябва да бъде предадено или изпълнено.

10.Записите се съхраняват на траен носител, който позволява тяхното възпроизвеждане или копиране, и във формат, който не позволява променянето или изтриването на оригиналния запис.

Записите се съхраняват върху носител така, че да бъдат леснодостъпни и налични за клиенти при поискване.

Инвестиционните посредници осигуряват качеството, точността и пълнотата на регистрите на всички телефонни записи и електронни комуникации.

11.Срокът за съхранение на даден запис започва от датата, на която е създаден записът.