Член 3

Процедури, регулиращи функцията по наблюдение

1.Всяка функция по наблюдение следва да има процедури по отношение минимум на следното:

а) нейния мандат, честотата на нейните редовни заседания, записа на протоколи от заседанията, документирането на нейните решения и периодичното споделяне на информация с ръководния орган на администратора;

б) критериите за подбор на нейни членове, включително критерии за оценка на експертните познания и уменията на потенциалните членове и на това дали са в състояние да посветят необходимото за отговорностите им време. Тези критерии следва да вземат под внимание по-специално ролята на потенциалния член в евентуална друга функция по наблюдение;

в) критериите за подбор на наблюдатели, на които може да бъде разрешено да участват в заседание на функцията по наблюдение;

г) избирането, номинирането или отстраняването и заместването на нейните членове;

д) когато е приложимо — критериите за избор на лице или комитет, отговарящ/о за нейното цялостно ръководство и координация и изпълняващ/о ролята на звено за контакт за ръководния орган на администратора и за компетентния орган съгласно съответните правила за управление за функции по наблюдение, състоящи се от няколко комитета, както е определено в приложението;

е) публичното оповестяване на обобщени данни за нейните членове заедно с всички декларации за конфликти на интереси и за предприети мерки за тяхното смекчаване;

ж) спиране на правото на глас на външни членове за решения, които биха повлияли пряко върху стопанската дейност на организациите, които тези членове представляват;

з) изискването членовете да съобщават за всеки конфликт на интереси преди обсъждането на дадена точка от дневния ред по време на заседания на функцията по наблюдение и вписването на това в протокола от заседанието;

и) изключването на членове от определени разисквания, по отношение на които те имат конфликт на интереси, и вписването на това изключване в протокола от заседанието;

й) достъпа на функцията по наблюдение до всички документи, необходими за изпълнението на нейните задължения;

к) управлението на спорове в нейните рамки;

л) мерки, които да се предприемат по отношение на нарушения на кодекса за поведение;

м) уведомяването на компетентния орган при съмнения за неправомерно поведение от страна на доставчици на входящи данни или на администратора, както и за всякакви необичайни или подозрителни входящи данни;

н) предотвратяването на неуместно разкриване на поверителна или чувствителна информация, получена, изготвена или обсъждана от функцията по наблюдение.

2.Когато функцията по наблюдение се изпълнява от физическо лице:

а) букви д), ж), и) и к) от параграф 1 не се прилагат;

б) администраторът назначава подходящ алтернативен орган или алтернативно физическо лице, за да се осигури възможност задълженията на функцията по наблюдение да бъдат изпълнявани последователно в случай на отсъствие на лицето, отговарящо за функцията по наблюдение.