Член 6

Политика за съхраняване на данни

1.Кодексът за поведение включва разпоредби, с които се изисква от доставчиците на входящи данни да прилагат политики за съхраняване на данни, гарантиращи че доставчикът записва цялата приложима информация, необходима за проверка на спазването на кодекса за поведение от страна на доставчика на входящи данни, включително запис най-малко на следната информация:

а) политиките на доставчика на входящи данни и процедурите, с които се управлява подаването на входящи данни, както и всички съществени промени на тези политики или процедури;

б) регистър на конфликтите на интереси, посочен в член 8, параграф 1, буква б) от настоящия регламент;

в) всяко дисциплинарно действие, предприето спрямо който и да било член от персонала на доставчика на входящи данни, относно дейности, свързани с бенчмаркове;

г) списък на вносителите и лицата, които извършват проверки на подаваните данни, включително имената и ролите им в рамките на организацията на доставчика на входящи данни и датите, на които те са упълномощени да изпълняват функции, свързани с подаването на данни и, когато е приложимо, на които пълномощията им са прекратени;

д) по отношение на всяко подаване на входящи данни:

i) предоставяните входящи данни;

ii) данните, които са взети предвид при определянето на подаваните входящи данни и всички данни, които са изключени;

iii)

всяко упражняване на преценка;

iv) всички предприети проверки на входящи данни;

v) всички съобщения във връзка с предоставянето на входящи данни между вносителя и всяко лице в рамките на организацията на доставчика на входящи данни, което извършва проверки на предоставяните данни.

2.Кодексът за поведение изисква в политиката за съхраняване на данни да бъде посочено, че информацията трябва да се съхранява най-малко пет години или три години за случаите, когато записите са на телефонен разговор или електронни съобщения, и да се съхранява върху носител, който позволява информацията да бъде достъпна за бъдещи справки.

3.Администраторът може да избере да пропусне изискването на подточка iv) от параграф 1, буква д), в случай че доставчикът предоставя входящи данни за значим бенчмарк.

4.Администраторът може да избере да не прилага едно или и двете изисквания, посочени в подточка iv) и подточка v) от параграф 1, буква д), в случай че доставчикът предоставя входящи данни за бенчмарк с малка значимост.