Член 4

Общи процедурни правила

1.Държавите членки гарантират, че информацията, предавана съгласно настоящата директива между компетентни органи или оправомощени структури, организации за осигуряване и/или центрове за трансплантация:

а) се предава писмено по електронен път или по факс;

б) е написана на език, взаимно разбираем от изпращача и получателя, или, при липса на такъв език, на взаимно договорен език, или, при липса на такъв, на английски език;

в) се предава без излишно забавяне;

г) се архивира и при искане може да бъде предоставена на разположение;

д) съдържа датата и часа на предаването;

е) съдържа данните за връзка с лицето, отговарящо за предаването;

ж) съдържа следното напомняне:

„Съдържа лични данни. Да се предпазва от неразрешено разкриване или достъп.“.

2.В спешни случаи информацията може да се обмени и устно, по-специално за обмен по членове 5 и 7. Този устен обмен трябва да бъде последван от предаване на информацията в писмен вид в съответствие с посочените членове.

3.Държавите членки по местоназначение или по произход гарантират, че получаването на информацията, предадена съгласно настоящата директива, се потвърждава на изпращача в съответствие с изискванията на параграф 1.

4.Държавите членки гарантират, че определените служители на компетентните органи или оправомощените структури:

а) са на разположение 24 часа на ден и 7 дни седмично за спешни ситуации;

б) са в състояние да получават и предават информация съгласно настоящата директива без излишно забавяне.