(85) Важно е решенията на възлагащия орган да се основават на актуална информация, по-специално по отношение на основанията за изключване, тъй като много бързо могат да настъпят важни промени, например в случай на финансови трудности, които да направят неподходящ икономическия оператор, или напротив, поради междувременно погасяване на неизплатени задължения за социалноосигурителни вноски. Ето защо е за предпочитане винаги, когато това е възможно, възлагащите органи да проверяват тази информация, като се основават на съответните бази данни, които следва да са национални, което означава че се управляват от публични органи. На настоящия етап все още може да има случаи, при които това не е възможно по технически причини. Ето защо Комисията следва да обмисли възможността да се насърчават мерки, улесняващи достъпа по електронен път до актуална информация, например чрез подобряване на средствата за осигуряване на достъп до виртуалните досиета на дружествата, или средства за улесняване на оперативната съвместимост между базите данни или други подобни съпътстващи мерки. Следва също така да се предвиди, че възлагащите органи следва да не искат да се представят документи, които все още са актуални и с които вече разполагат от предходни процедури за възлагане на обществена поръчка. Следва също да се гарантира обаче, че във връзка с това възлагащите органи няма да се сблъскат с несъразмерна тежест при архивирането и документирането. Ето защо изпълнението на това задължение следва да е приложимо само след като използването на електронни средства за комуникация стане задължително, тъй като електронното управление на документи ще улесни изпълнението на тази задача от възлагащите органи.