(35) За даден документ следва да се счита, че е в машинночетим формат, ако е под формата на файл, който е структуриран така, че да позволява софтуерни приложения да идентифицират, разпознават и извличат от него специфични данни. Данните, кодирани във файлове, които са структурирани в машинночетим формат, се смятат за машинночетими данни. Машинночетимият формат може да бъде отворен или да бъде защитен от право на собственост. Те могат да бъдат официални стандарти или не. Документи, кодирани във файлов формат, който ограничава автоматичната обработка поради факта, че данните не могат въобще или не могат лесно да бъдат извлечени от тези документи, не следва да се считат за такива в машинночетим формат. Държавите членки, по целесъобразност и съобразно възможностите, следва да насърчават използването на признат в Съюза или международно признат отворен машинночетим формат. Европейската рамка за оперативно съвместими решения следва да се взема предвид, когато е приложимо, при разработването на технически решения за повторното използване на документи.