Член 16

1.Счетоводните записи по проекта, посочени в приложение I, се съхраняват доколкото е възможно в компютъризирана форма. Тези записи се предоставят на Комисията за целите на документални проверки и проверките на място, при конкретно искане от нейна страна, без да се накърнява изискването за представяне на годишни отчети съгласно член Е, параграф 4 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94.

2.Комисията уговаря с всяка държава-членка съдържанието на компютърните записи, които трябва да се предоставят съгласно параграф 1, начините, по които да се предават и срока за разработване на всички необходими компютърни системи. Обхватът на информацията, която може да се изисква, и предпочитаните технически спецификации за предаване на компютърни файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.

3.При писмена заявка от страна на Комисията, държавите-членки ѝ предоставят записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаване на заявката. Възможно е държавата-членка да уговори различен срок с Комисията, и по-специално в случаи, когато записите не са в компютъризирана форма.

4.Комисията гарантира, че информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея, по време на проверките на място, се съхранява надеждно и се пази в тайна, в съответствие с член 287 от Договора.

5.При спазване на съответните национални законодателства, служителите на Комисията имат достъп до всички изготвени документи, с оглед или вследствие на проверки, извършени по силата на настоящия регламент, и с оглед на съхраняваните данни, включително и тези в компютърни системи.