Член 23

Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.

Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.

Съставено в Брюксел на 29 юли 2002 година.

Достатъчно одиторско проследяване, както се посочва в член 6, параграф 2, е налице, когато за даден проект, включително за отделни проекти в рамките на група проекти:

1. Счетоводните отчети, които се водят на съответното управленско ниво, предоставят подробна информация за действително извършени разходи от изпълнителния орган в съвместно финансирания проект, включително когато този орган не е крайният получател на финансирането, от органите и фирмите, участващи в изпълнението на проекта било то като концесионери, назначени лица или други. Счетоводните отчети показват датата, на която са създадени, сумата на всяко разходно перо, естеството на оправдателните документи и датата и начина на плащане. Прилага се необходимото документално доказателство (например фактури).

2. За разходни пера, които само частично се отнасят за съвместно финансирания проект, е доказано точното разпределяне на разхода между съвместно финансирания проект и останалите дейности. Същото се отнася до видове разходи, които се считат за приемливи само в определени граници или съразмерно на други разходи.

3. Техническите спецификации и финансовият план на проекта, отчетите за хода му, документите относно тръжни и договорни процедури и докладите за извършени проверки по изпълнението на проекта, в съответствие с член 4, също се водят на съответното управленско ниво.

4. За обявяване на действително извършени разходи в съвместно финансирания проект пред разплащателния орган, информацията посочена в параграф 1 е цялостно представена в подробен отчет за разходите с разбивка по категории. Подробните отчети за разходи представляват оправдателни документи за счетоводните отчети на разплащателния орган и са основа за изготвяне на декларации за разходи пред Комисията.

5. Когато между изпълнителния орган или органите или предприятията, участващи в изпълнението на проекта, и разплащателния орган, има един или повече междинни органи, всеки междинен за своята област орган изисква подробни отчети за разходи от низшестоящия му орган, като оправдателна документация за неговите собствени счетоводни записи, от които се представя като минимум обобщение на направените по проекта разходи от висшестоящия му орган.

6. При компютъризирано предаване на счетоводна информация, всички заинтересовани власти и органи получават достатъчно информация от по-ниското ниво, за да обосноват счетоводните си записи и отчетените пред по-горното ниво суми, за да гарантират, че са налице достатъчно данни за одит — от общите суми, удостоверени пред Комисията, до отделните разходни пера и оправдателните документи на нивото на изпълнителния орган и другите органи и фирми, участващи в изпълнението на проекта.

Могат да се прилагат почти всички използвани днес начини при предварително договаряне с Комисията. По-долу е представен неизчерпателен списък на предпочитаните средства.

— флопи диск: 3,5 инча, 1,4 мегабайта, (DOS/Windows)

по желание, компресиране във формат ZIP

— DAT касета

4 mm DDS-1 (90 m)

— CD-ROM или единичен запис — многократен прочит (WORM).

— директно изпращане по електронна поща

за файлове от 5 или по-малко Mb

по желание, компресиране във формат ZIP

— прехвърляне с протокол за трансфер на файлове (FTP)

по желание, компресиране във формат ZIP.

Предпочитаният стандартен файл е със следните характеристики:

1. всеки запис започва с код от три знака, определящ съдържащата се в него информация. Има два вида записи:

1. а)

записи по проекта, откривани по кода „PRJ“, съдържащи обща информация за проекта. Атрибутите на записа (полета 1—30) са описаните в приложение IV, 1.А;

1. б)

записите за разходи се определят с кода „PAY“ и съдържат подробна информация за разходите обявени по проекта. Атрибутите на записа (полета 31—64) са описани в приложение IV, 1.Б;

2. записите „PRJ“, съдържащи информация за проект, са непосредствено последвани от няколко записа „PAY“, съдържащи информация за разходите за проекта. Другият начин за представяне на записи PRJ и PAY е на отделни файлове;

3. полетата се разделят с точка и запетая („;“). Две последователни точки и запетаи показват, че за съответното поле няма данни („празно поле“);

4. записите са с различна дължина. Всеки запис завършва с кода CR LF или „Връщане на каретката — нов ред“ (в шестнадесетична бройна система: 0D 0A);

5. файлът следва да бъде в „аски“ код (ASCII);

6. цифрови полета, представящи суми:

а) десетичен разделител: „.“;

б) при необходимост, далеч в ляво се явява символът (+ или –), непосредствено следван от цифрите;

в) определен брой на десетичните знаци;

г) между цифрите не се оставят интервали; няма интервали между хилядите;

7. поле на датата: „DDMMYYYY“ (ден с две цифри, месец с две цифри и година с четири цифри);

8. данните в текстови формат не трябва да се поставят в кавички („“). От само себе си се разбира, че разделителят точка и запетая („;“) не трябва да се използва за данни в текстови формат;

9. за всички полета: няма интервали в началото или в края на поле;

10. файлове, отговарящи на горните правила, ще изглеждат по следния начин (пример):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;

PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;

11. в случай че файловете са от Гърция, следва да се приложи кодировка ELOT-928, или ISO 8859-7.

Всеки файл трябва да бъде придружен от контролен сбор за следното:

1. брой на записите;

2. обща сума;

3. сбор от междинните суми за всеки проект.

За всички полета изразени с код, значенията на използваните кодове се прилагат към файла.

Сборът от записите в компютърния файл по проекти трябва да отговаря на декларациите за плащане, представени на Комисията за периода, посочен в искането за информация. Всички несъответствия следва да се обосноват в забележка, приложена към файла.