Член 18

1.Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.

2.Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.

3.При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.

4.Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.

5.При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.