Член 45

Наличност на документи

1.За целите на член 87 от основния регламент управляващият орган гарантира наличността на запис за идентичността и местонахождението на органите, които съхраняват съпътстващите документи, свързани с разходите и одитите, които включват всички изисквани документи за адекватно проследяване на одитите.

2.Управляващият орган гарантира, че документите, посочени в параграф 1 от настоящия член, са достъпни за инспекция, както и че могат да бъдат предоставени извлечения или копия от тях на упълномощените лица и органи, включително поне на упълномощения персонал на управляващия орган, сертифициращия орган, междинните органи, одитиращия орган и органите, посочени в член 61, параграф 3 от основния регламент, и упълномощените официални лица на Общността и техни упълномощени представители.

3.Управляващият орган съхранява информацията, необходима за целите на оценяването и докладването, включително информацията, посочена в член 40, във връзка с операциите, посочени в член 87, параграф 2 от основния регламент, за целия период, посочен в параграф 1, буква a) от същия член.

4.Най-малко следните носители се смятат като общоприети носители на данни съгласно член 87 от основния регламент:

а) фотокопия на оригиналните документи;

б) микрофишове на оригиналните документи;

в) електронни версии на оригиналните документи;

г) документи, съществуващи само в електронна версия.

5.Процедурата за сертифициране на съответствието на документите върху общоприети носители на данни с оригиналния документ се определя от националните органи и тази процедура гарантира, че съхраняваните версии съответстват на националните правни изисквания и са допустими за целите на одита.

6.В случай че дадени документи съществуват само в електронна версия, използваните компютризирани системи трябва да отговарят на признатите стандарти за сигурност, които гарантират, че съхраняваните документи съответстват на националните правни изисквания и са допустими за целите на одита.