Член 134

Наличност на документи

1.Без да се засягат правилата, регламентиращи държавната помощ съгласно член 87 от Договора, управителният орган гарантира, че всички придружителни документи, отнасящи се до разходите и одитите във връзка със съответната трансгранична програма, се намират на разположение на Комисията и на Сметната палата за период от три години след приключване на трансграничната програма, както е посочено в член 133, параграф 5.

Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно мотивирано искане на Комисията.

2.Документите се съхраняват под формата на оригинали или заверени копия, верни с оригинала, на общоприети носители на данни.

3.Управителният орган разполага с архив на инстанциите, в които се намират оригиналните придружаващи документи, свързани с разходи и проверки, и включващи:

а) документи, свързани с направени специфични разходи и декларирани плащания съгласно подпомагането, и необходими за осигуряване на достатъчна одитна пътека, включително документи, които представляват доказателство за реално доставяне на съфинансирани продукти или услуги;

б) доклади и документи във връзка с проверките, извършени от инстанциите, посочени в член 102.

4.Управителният орган гарантира, че посочените в параграф 1 документи са предоставени за проверка и извадки или копия от тях са предоставени на упълномощени лица и инстанции, включително поне на упълномощен персонал на управителния орган, сертифициращия орган, междинните инстанции и одитиращия орган, както и на упълномощени служители на Общността и на техни упълномощени представители.

5.Поне следните носители на данни се смятат за общоприети, както е посочено в параграф 2:

а) фотокопия на оригинални документи;

б) микрофишове на оригинални документи;

в) електронни версии на оригинални документи;

г) документи, съществуващи единствено в електронна версия.

6.Процедурата, по която се удостоверява, че документите, съхранявани на общоприети носители на данни, са верни с оригиналния документ, се определя от националните органи и трябва да гарантира, че съхраняваните версии отговарят на националните законови изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.

7.Когато документите съществуват единствено в електронна версия, използваните компютърни системи трябва да отговарят на приетите стандарти за сигурност, които гарантират, че съхраняваните документи отговарят на националните законови изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.