Член 1

Предмет

1.Настоящият регламент урежда във връзка с някои официални документи, които са издадени от органите на държава членка и които трябва да бъдат представени пред органите на друга държава членка, система за:

а) освобождаване от изискването за легализация или подобна формална процедура; и

б) опростяване на други формални процедури.

Без да се засяга първа алинея, настоящият регламент не възпрепятства дадено лице да използва други системи, приложими в държава членка във връзка с легализацията или подобна формална процедура.

2.С настоящия регламент също се създават и многоезични стандартни удостоверения, които да се използват като помощ при превода, приложени към официални документи, отнасящи се до раждане, удостоверяване, че лицето е живо, смърт, брак (включително брачна дееспособност и семейно положение), регистрирано партньорство (включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство и положение на регистрирано партньорство), местоживеене и/или местопребиваване и липса на съдебно минало.

Член 2

Обхват

1.Настоящият регламент се прилага за официални документи, издадени от органите на държава членка в съответствие с националното ѝ право, които трябва да бъдат представени на органите на друга държава членка и чиято основна цел е да установят един или повече от следните факти:

а) раждане;

б) лицето е живо;

в) смърт;

г) име;

д) брак, включително брачна дееспособност, и семейно положение;

е) развод, законна раздяла или унищожаване на брака;

ж) регистрирано партньорство, включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство, и положение на регистрирано партньорство;

з) прекратяване на регистрирано партньорство, законна раздяла или анулиране на регистрираното партньорство;

и) произход;

й) осиновяване;

к) местоживеене и/или местопребиваване;

л) гражданство;

м) липса на съдебно минало, при условие че официалните документи във връзка с този факт са издадени на гражданин на Съюза от органите на държавата членка, чийто гражданин е лицето.

2.Настоящият регламент се прилага и за официални документи, чието представяне може да се изиска от граждани на Съюза, пребиваващи в държава членка, на която не са граждани, когато тези граждани искат да гласуват или да се представят като кандидати в избори за Европейски парламент или общински избори в държавата членка, в която пребивават, при условията, посочени съответно в Директива 93/109/ЕО и Директива 94/80/ЕО на Съвета (11).

3.Настоящият регламент не се прилага за:

a) официални документи, издадени от органите на трета държава; или

б) заверени от органите на държава членка копия на документите, посочени в буква а).

4.Настоящият регламент не се прилага за признаването в държава членка на правните последици, свързани със съдържанието на официални документи, издадени от органите на друга държава членка.

Член 3

Определения

За целите на настоящия регламент:

1) „официални документи“ означава:

а) документи, произхождащи от орган или длъжностно лице, свързани със съд или друг правораздавателен орган на държава членка, включително прокурор, съдебен служител или съдебен изпълнител („huissier de justice“);

б) административни документи;

в) нотариални актове;

г) официални удостоверения, като част от документи, подписани от частно лице, като например официални удостоверения, отнасящи се за регистрацията на документ или факта, че е съществувал такъв към определена дата, официални и нотариални заверки на подписите;

д) документи, съставени от дипломатически или консулски служби на държава членка, действащи на територията на която и да било държава в това им качество, когато тези документи трябва да бъдат представени на територията на друга държава членка или на дипломатически или консулски служби на друга държава членка, която действа на територията на трета държава.

2) „орган“ означава публичен орган на държава членка или образувание, действащо в официалното си качество и упълномощено по силата на националното право да издава или да получава официален документ, обхванат от настоящия регламент, или негово заверено копие;

3) „легализация“ означава формалната процедура за удостоверяване истинността на подписа на служител, заемащ публична длъжност, качеството, в което е действало лицето, подписало документа, и при необходимост автентичността на печата или марката, поставени върху документа;

4) „подобна формална процедура“ означава прилагането на удостоверението, посочено в Конвенцията за апостила;

5) „други формални процедури“ означава изискването да се предоставят заверени копия и преводи на официални документи;

6) „централен орган“ означава органът или органите, определен(и) от държавите членки в съответствие с член 15, на който(които) е възложено да изпълнява(т) функциите, свързани с прилагането на настоящия регламент;

7) „заверено копие“ означава копие на оригинален официален документ, което е подписано и удостоверено като точно и пълно възпроизвеждане на същия оригинален официален документ от органа, оправомощен за това съгласно националното право и на същата държава членка, първоначално издала официалния документ.

Член 4

Освобождаване от легализация и подобна формална процедура

Официалните документи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, и техните заверени копия се освобождават от всички форми на легализация и подобна формална процедура.

Член 5

Опростяване на други формални процедури относно заверени копия

1.Когато държава членка изисква представяне на оригинал на официален документ, издаден от органите на друга държава членка, органите на държавата членка, в която се представя официалният документ, не изискват също и представяне на негово заверено копие.

2.Когато държава членка позволява представянето на заверено копие на официален документ, органите на тази държава членка приемат завереното копие, направено в друга държава членка.

Член 6

Опростяване на други формални процедури относно преводи

1.Не се изисква превод, когато:

a) официалният документ е съставен на официалния език на държавата членка, в която той се представя, или, ако тази държава членка има няколко официални езика, на официалния език или на един от официалните езици на мястото, където документът се представя, или на всеки друг език, за който държавата членка изрично е заявила, че приема; или

б) официален документ, отнасящ се до раждане, удостоверяване, че лицето е живо, смърт, брак (включително брачна дееспособност и семейно положение), регистрирано партньорство (включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство и положение на регистрирано партньорство), местоживеене и/или местопребиваване, или липса на съдебно минало се придружава в съответствие с определените в настоящия регламент условия от многоезично стандартно удостоверение, при условие че органът, пред който се представя официалният документ, смята, че включената в многоезичното стандартно удостоверение информация е достатъчна за обработването на официалния документ.

2.Заверен превод, извършен от квалифицирано за целта лице съгласно правото на държава членка, се приема във всички държави членки.

Член 7

Многоезични стандартни удостоверения

1.Официални документи, отнасящи се до раждане, удостоверяване, че лицето е живо, смърт, брак (включително брачна дееспособност и семейно положение), регистрирано партньорство (включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство и положение на регистрирано партньорство), местоживеене и/или местопребиваване и липса на съдебно минало, съобщени от държавите членки в съответствие с член 24, параграф 1, буква в), по искане от лицето, което има право да получи официалния документ, се придружават от многоезично стандартно удостоверение, изготвено в съответствие с настоящия регламент.

2.Многоезичните стандартни удостоверения, посочени в параграф 1, се издават от орган и носят дата на издаване, както и подписа и, където е приложимо, печата или щемпела на издаващия орган.

Член 8

Използване на многоезичните стандартни удостоверения

1.Многоезичните стандартни удостоверения, посочени в член 7, параграф 1, се прилагат към посочените в същия параграф официални документи, използват се за улеснение на превода и нямат самостоятелна правна стойност.

2.Многоезичните стандартни удостоверения не представляват нито едно от следното:

а) извлечения на актове за гражданско състояние;

б) пълни преписи от актове за гражданско състояние;

в) многоезични извлечения от актовете за гражданско състояние;

г) многоезични и кодирани извлечения от регистрите за гражданско състояние;

д) многоезични и кодирани удостоверения за гражданско състояние.

3.Многоезичните стандартни удостоверения могат да бъдат използвани само в държава членка, различна от държавата членка, в която са издадени.

Член 9

Съдържание на многоезичните стандартни удостоверения

1.Във всяко многоезично стандартно удостоверение се съдържа стандартна част, която се състои от следните елементи:

а) наименование на многоезичното стандартно удостоверение;

б) правно основание за издаването на многоезичното стандартно удостоверение;

в) посочване на държавата членка, в която е издадено многоезичното стандартно удостоверение;

г) поле „Важна бележка“;

д) поле „Бележка за издаващия орган“;

е) поредица от стандартни заглавия на полета и техните кодове; и

ж) поле „Подпис“.

2.Стандартните части, които предстои да бъдат включени в многоезичните стандартни удостоверения за раждане, удостоверяване, че лицето е живо, смърт, брак (включително брачна дееспособност и семейно положение), регистрирано партньорство (включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство и положение на регистрирано партньорство), местоживеене и/или местопребиваване и липса на съдебно минало, както и многоезични глосари на стандартните заглавия на полета са посочени съответно в приложения I—XI.

3.Във всяко многоезично стандартно удостоверение се съдържа и, където е приложимо, нестандартна част, състояща се от специфични за всяка държава заглавия на полета, предназначени да отразяват съдържанието на официалния документ, към който следва да се прикачи многоезичното стандартно удостоверение, и кодовите номера на тези заглавия на полета.

4.В съответствие с член 24, параграф 2 държавите членки уведомяват Комисията за посочените в параграф 3 от настоящия член специфични за всяка държава заглавия на полета.

5.Във всяко многоезично стандартно удостоверение също се включва многоезичен глосар на стандартните заглавия на полета и на специфичните за всяка държава заглавия на полета на всички официални езици на институциите на Съюза.

Член 10

Езици, на които се издават многоезичните стандартни удостоверения

1.Многоезичните стандартни удостоверения се попълват от издаващия орган на официалния език на неговата държава членка или, ако в тази държава членка официалните езици са няколко, на официалния език или на един от официалните езици на мястото, на което се издава многоезичното стандартно удостоверение.

2.Стандартната част и специфичните за всяка държава заглавия на полета в многоезичните стандартни удостоверения са едновременно на следните два езика:

а) официалния език на държавата членка, в която се издава многоезичното стандартно удостоверение, или, ако в тази държава членка официалните езици са няколко, на официалния език, или на един от официалните езици на мястото, на което се издава многоезичното стандартно удостоверение, при условие че този език е също един от официалните езици на институциите на Съюза; и

б) официалния език на държавата членка, в която предстои да се представи официалният документ, към който е приложено многоезичното стандартно удостоверение, или, ако в тази държава членка официалните езици са няколко, на официалния език, или на един от официалните езици на мястото, на което предстои да се представи официалният документ, към който е приложено многоезичното стандартно удостоверение, при условие че този език е също един от официалните езици на институциите на Съюза.

3.Стандартната част и специфичните за всяка държава заглавия на полета на двата езика, посочени в параграф 2 от настоящия член, и многоезичният глосар, посочен в член 9, параграф 5, се включват в единно многоезично стандартно удостоверение.

Член 11

Такса за получаване на многоезично стандартно удостоверение

С цел допълнително улесняване на свободното движение на официални документи в рамките на Съюза държавите членки гарантират, че таксата за получаване на многоезично стандартно удостоверение не надвишава цената на изготвяне на многоезичното стандартно удостоверение или на официалния документ, към който удостоверението е прикрепено, в зависимост от това коя е по-ниска.

Член 12

Електронни версии на многоезичните стандартни удостоверения

Европейският портал за електронно правосъдие съдържа, за всяка държава членка, образци на многоезични стандартни удостоверения за раждане, удостоверяване, че лицето е живо, смърт, брак (включително брачна дееспособност и семейно положение), и когато е приложимо, регистрирано партньорство (включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство и положение на регистрирано партньорство), местоживеене и/или местопребиваване и липса на съдебно минало, изготвени в съответствие с настоящия регламент на всички официални езици на институциите на Съюза и които съдържат:

а) стандартните части, изложени в приложения I—XI; и

б) специфичните за всяка държава заглавия на полета, за които държавите членки са уведомили Комисията в съответствие с член 24, параграф 2.

Член 13

Информационна система за вътрешния пазар

Информационната система за вътрешния пазар (IMI), създадена с Регламент (ЕС) № 1024/2012, се използва за целите на членове 14 и 16 и член 22, параграфи 1 и 2 от настоящия регламент.

Член 14

Искания за информация в случай на основателно съмнение

1.Когато органите на държава членка, в която е представен официален документ или негово заверено копие, имат основателно съмнение относно автентичността на същия официален документ или на неговото заверено копие, те предприемат следните стъпки, за да отстранят възникналото съмнение:

a) проверяват наличните образци на документите, които се съхраняват в архива на IMI, посочен в член 22;

б) ако съмнението остава, могат да подадат искане за информация чрез IMI:

i) до органа, който е издал официалния документ, или, когато е приложимо, до органа, който е направил завереното копие, или и до двата; или

ii) до съответния централен орган.

2.Основателно съмнение относно автентичността на официален документ или негово заверено копие, както е посочено в параграф 1, може да се отнася по-специално до:

а) истинността на подписа;

б) качеството, в което е действало лицето, подписало документа;

в) автентичността на печата или щемпела;

г) фалшифициране или подправяне на документа.

3.В исканията за информация, направени съгласно настоящия член, следва да се посочат основанията, на които се базират.

4.Исканията за информация, направени съгласно настоящия член, се придружават от копие на съответния официален документ или на негово заверено копие, предадени по електронен път чрез IMI. За такива искания, както и за всички отговори по тях не се заплащат никакви данъци, налози или такси.

5.Органите предоставят отговор на исканията за информация съгласно настоящия член във възможно най-кратък срок и при всички случаи в рамките на не повече от 5 работни дни или 10 работни дни, когато искането се обработва чрез централния орган.

В изключителни случаи, когато срокът, посочен в първа алинея, не може да бъде спазен, органът, до който се отправя искането, и запитващият орган постигат съгласие за удължаване на срока.

6.Ако автентичността на официален документ или негово заверено копие не бъде потвърдена, запитващият орган не е длъжен да ги обработи.

Член 15

Определяне на централни органи

1.За целите на настоящия регламент всяка държава членка определя поне един централен орган.

2.Когато държава членка е определила повече от един централен орган, тя посочва централния орган, до който могат да се изпращат съобщения с цел предаването им на подходящия орган в тази държава членка.

Член 16

Функции на централните органи

Централните органи оказват помощ във връзка с исканията за информация съгласно член 14, и по-специално:

а) предават, получават и когато е необходимо, отговарят на такива искания; и

б) предоставят информацията, необходима във връзка с тези искания.

Член 17

Връзка с други разпоредби от правото на Съюза

1.Настоящият регламент не възпрепятства прилагането на други разпоредби на правото на Съюза относно легализацията, подобна формална процедура или други формални процедури, а допълва тези разпоредби.

2.Настоящият регламент не възпрепятства прилагането на правото на Съюза относно електронните подписи и електронната идентификация.

3.Настоящият регламент не възпрепятства използването на други системи за административно сътрудничество, създадени с правото на Съюза, които служат за обмен на информация между държавите членки в специфични области.

Член 18

Изменение на Регламент (ЕС) № 1024/2012

В приложението към Регламент (ЕС) № 1024/2012 се добавя следната точка:

„9.

Член 19

Връзка с международни конвенции, споразумения и договорености

1.Настоящият регламент не засяга прилагането на международните конвенции, по които една или повече държави членки са страни по време на приемането му и които се отнасят до въпроси, уредени с него.

2.Независимо от параграф 1, по отношение на въпросите, за които се прилага, и в степента, предвидена в него, настоящият регламент има предимство пред другите разпоредби, съдържащи се в двустранни или многостранни споразумения или договорености, сключени от държавите членки, в отношенията между държавите членки, които са страни по тях.

3.Настоящият член не засяга член 1, параграф 1, втора алинея.

4.Hастоящият регламент не възпрепятства държавите членки да договарят, да сключват, да се присъединяват към, да изменят или да прилагат международни споразумения и договорености с трети държави относно легализацията или подобна формална процедура във връзка с официални документи по въпроси, които попадат в обхвата на настоящия регламент, издадени от органите на държави членки или трети държави с цел използване в отношенията между съответните държави членки и трети държави. Настоящият регламент не възпрепятства държавите членки да вземат решения относно приемането на присъединяването на нови договарящи страни към тези споразумения и договорености, по които една или повече държави членки са или могат да решат да станат страна.

Член 20

Ограничаване на целите

1.Обменът и предаването на информация и документи от държавите членки съгласно настоящия регламент имат за единствена цел автентичността на официалните документи да бъде проверена от компетентните органи посредством IMI.

2.Настоящият регламент не засяга прилагането на законовите, подзаконовите актове и административните разпоредби на държавите членки относно публичния достъп до официални документи.

Член 21

Информация относно съдържанието на настоящия регламент

Комисията и държавите членки предоставят информация относно съдържанието на настоящия регламент по подходящи начини, включително посредством европейския портал за електронно правосъдие и уебсайтовете на органите на държавите членки.

Член 22

Информация относно централните органи и данни за връзка

1.До 16 август 2018 г. държавите членки използват IMI, за да съобщят следното:

а) централния орган или органи, определени съгласно член 15, параграф 1, заедно с данните за връзка с тях и, където е подходящо, органа, определен съгласно член 15, параграф 2;

б) образците на най-често използваните официални документи съгласно съответното национално право или, когато не съществува образец, информация за специфичните характеристики на съответния официален документ; както и

в) версии в анонимен вид на подправени документи, които са били открити.

2.Държавите членки използват IMI, за да съобщят всички последващи изменения на информацията, посочена в параграф 1.

3.Комисията предоставя на обществеността чрез всички подходящи средства:

a) информацията по параграф 1, буква а);

б) всякаква информация по параграф 1, буква б), до която е осигурен публичен достъп по силата на правото на държавата членка, чиито органи са издали официалния документ.

Член 23

Обмен на най-добри практики

1.Създава се ad hoc комитет, съставен от представители на Комисията и на държавите членки и председателстван от представител на Комисията.

2.Ad hoc комитетът, посочен в параграф 1, взема всички необходими мерки за улесняване на прилагането на настоящия регламент, по-специално като улеснява обмена и редовното актуализиране на най-добрите практики относно:

a) прилагането на настоящия регламент между държавите членки;

б) предотвратяването на измамите с официални документи, заверени копия и заверени преводи;

в) използването на електронни версии на официалните документи;

г) използването на многоезичните стандартни удостоверения;

д) открити фалшифицирани документи.

Член 24

Информация, предоставяна от държавите членки

1.До 16 август 2018 г. държавите членки съобщават на Комисията:

a) езиците, на които ще приемат официалните документи, които трябва да бъдат представяни на техните органи в съответствие с член 6, параграф 1, буква а);

б) примерен списък на официалните документи, попадащи в обхвата на настоящия регламент;

в) списък на официалните документи, към които могат да се приложат многоезични стандартни удостоверения като подходящо улеснение на превода;

г) списък на лицата, които са квалифицирани съгласно националното право да извършват заверени преводи, ако такива списъци съществуват;

д) примерен списък на видовете органи, оправомощени по националното право да правят заверени копия;

е) информация относно средствата, чрез които заверените преводи и заверените копия могат да бъдат идентифицирани; и

ж) информация относно специфичните характеристики на заверените копия.

2.До 16 февруари 2017 г. всяка държава членка съобщава на Комисията на официалния си език или официалните си езици — когато този език или тези езици представляват официален език или официални езици на институциите на Съюза — специфичните за държавата заглавия на полета, които трябва бъдат включени в многоезичните удостоверения за раждане, удостоверяване, че лицето е живо, смърт, брак (включително брачна дееспособност) и семейно положение, и когато е приложимо, регистрирано партньорство (включително дееспособност за сключване на регистрирано партньорство и положение на регистрирано партньорство), местоживеене и/или местопребиваване и липса на съдебно минало.

3.До 16 февруари 2018 г. Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и в европейския портал за електронно правосъдие списъците на специфичните за всяка държава заглавия на полета, получени съгласно параграф 2, на всички официални езици на институциите на Съюза.

4.Държавите членки съобщават на Комисията всяко последващо изменение, направено в информацията по параграфи 1 и 2.

5.Комисията предоставя на обществеността чрез европейския портал за електронно правосъдие:

a) информацията по параграф 1, букви а)—е); както и

б) информацията по параграф 1, буква ж), до която е осигурен публичен достъп по силата на правото на държавата членка, чиито органи са направили завереното копие.

Член 25

Изменение на специфичните за всяка държава заглавия на полета в многоезичните стандартни удостоверения

1.Държавите членки съобщават на Комисията всяко изменение на специфичните за всяка държава заглавия на полета, посочени в член 24, параграф 2.

2.Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз измененията на специфичните за всяка държава заглавия на полета, както е посочено в параграф 1.

3.Посредством европейския портал за електронно правосъдие Комисията предоставя на обществеността измененията на специфичните за всяка държава заглавия на полета, както е посочено в параграф 1, и изменя образеца на многоезичните стандартни удостоверения за всяка държава членка.

Член 26

Преглед

1.До 16 февруари 2024 г. и след това най-късно на всеки 3 години Комисията представя на Европейския парламент, Съвета и Европейския икономически и социален комитет доклад относно прилагането на настоящия регламент, в който се съдържа оценка на всеки практически опит, отнасящ се до сътрудничеството между централните органи. В доклада се извършва и оценка на целесъобразността от:

а) разширяването на обхвата на настоящия регламент, така че да включва официални документи, отнасящи се до въпроси, които са различни от въпросите, посочени в член 2 и параграф 2, буква а) от настоящия член;

б) в случай на разширяване на обхвата, както е посочено в буква а) от настоящия параграф, изготвяне на многоезични стандартни удостоверения на официални документи, които се отнасят до въпросите, посочени в буква а) от настоящия параграф, предвид евентуалното им включване в обхвата на настоящия регламент; и

в) използване на електронни системи за директно предаване на официални документи и обмен на информация между органите на държавите членки, с цел да се изключи всяка възможност за измами, свързани с въпросите, попадащи в обхвата на настоящия регламент.

2.До 16 февруари 2021 г. Комисията представя на Европейския парламент, Съвета и Европейския икономически и социален комитет доклад за оценка на целесъобразността от:

а) разширяването на обхвата на настоящия регламент, така че да включва:

i) официални документи, свързани с правния статут и представителството на дружество или друго предприятие;

ii) дипломи, удостоверения и други документи за професионална квалификация; и

iii)

официални документи, удостоверяващи официално признато увреждане;

б) изготвянето на многоезични стандартни удостоверения, свързани със:

i) официалните документи, посочени в член 2, параграф 1, за които не се изготвят многоезични стандартни удостоверения по силата на настоящия регламент; и

ii) официалните документи, свързани с въпросите, набелязани в буква а) от настоящия параграф, предвид евентуалното им включване в обхвата на настоящия регламент;

в) използване на електронни системи за директно предаване на официални документи и обмен на информация между органите на държавите членки, с цел да се изключи всяка възможност за измами, свързани с въпросите, попадащи в обхвата на настоящия регламент.

3.Докладите, посочени в параграфи 1 и 2, се придружават, когато е целесъобразно, от предложения за адаптации, по-специално по отношение на разширяването на обхвата на настоящия регламент до официални документи, свързани с нови въпроси, както е посочено в параграф 1, буква а) и параграф 2, буква а), изготвянето на нови многоезични стандартни удостоверения, както е посочено в параграф 1, буква б) и параграф 2, буква б), и използването на електронни системи за директно предаване на официални документи и обмен на информация между органите на държавите членки съгласно посоченото в параграф 1, буква в) и параграф 2, буква в).

Член 27

Влизане в сила

1.Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.

2.Той се прилага считано от 16 февруари 2019 г., с изключение на:

а) член 24, параграф 2, който се прилага от 16 февруари 2017 г.;

б) член 12 и член 24, параграф 3, които се прилагат от 16 февруари 2018 г.; и

в) член 22 и член 24, параграф 1, които се прилагат от 16 август 2018 г.