Член 13

Писмени записи за официалния контрол

1. Компетентните органи изготвят писмени записи за всеки извършен от тях официален контрол. Тези записи могат да бъдат на хартиен носител или в електронна форма.

Тези записи съдържат:

a)описание на целта на официалния контрол;

б)използваните методи за контрол;

в)резултатите от официалния контрол; и

г)когато е целесъобразно — действията, които компетентните органи изискват съответният оператор да предприеме в резултат от извършения от тях официален контрол.

2. Освен ако за целите на съдебно разследване или за защитата на съдебните производства не се изисква друго, на операторите, които подлежат на официален контрол, се предоставя по тяхно искане копие от записите, посочени в параграф 1, с изключение на случаите, когато им е бил издаден официален сертификат или официално удостоверение. Компетентните органи своевременно уведомяват операторите в писмена форма за всеки случай на констатирано несъответствие при официалния контрол.

3. Когато официалният контрол налага постоянно или редовно присъствие на служители или представители на компетентните органи в помещенията на оператора, предвидената в параграф 1 документация се представя с честота, която позволява на компетентните органи и на оператора да бъдат:

a) редовно информирани за степента на съответствие; и

б) своевременно информирани за всеки случай на несъответствие, установен в рамките на официалния контрол.

4. Параграфи 1, 2 и 3 се прилагат също за органите с делегирани правомощия, контролните органи за биологичното производство и физическите лица, на които са делегирани определени задачи, свързани с официалния контрол.