(41) За да се улесни установяването на случаи на несъответствие и да се рационализира предприемането на корективни действия от страна на съответния оператор, резултатите от официалния контрол следва да се регистрират в писмена форма, като на оператора следва да се предостави копие при поискване. Когато официалният контрол изисква постоянно или редовно присъствие на служителите на компетентните органи, за да се осъществи мониторинг на дейностите на оператора, изготвянето на писмени записи за всяка отделна инспекция или посещение при оператора би било непропорционално. В такива случаи писмените записи следва да се изготвят с честота, която дава възможност на компетентните органи и на оператора да бъдат редовно информирани за степента на съответствие и своевременно уведомявани за всякакви установени слабости или несъответствия.