Член 51

Наличност на документи

1. Управляващият орган гарантира, че всички разходооправдателни документи по отношение на разходи по линия на Фонда за операциите, за които общата сума на допустимите публични разходи не надвишава 1 000 000EUR, са на разположение на Комисията и на Европейската сметна палата при поискване за период от три години, считано от 31 декември след предаването на отчетите, в които са включени разходите по операцията.

В случай на операции, различни от посочените в първа алинея, всички разходооправдателни документи се предоставят на разположение за период от две години, считано от 31 декември след предаването на отчетите, в които са включени окончателните разходи по приключената операция.

Управляващият орган може да реши да приложи за операции, за които общият размер на допустимите разходи не надвишава 1 000 000EUR, правилото, посочено във втора алинея.

Периодът от време, посочен в първа алинея, се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.

2. Управляващият орган информира бенефициерите за началната дата на периода, посочен в параграф 1.

3. Документите се съхраняват под формата на оригинали или заверени копия на оригиналите или на общоприети носители на данни, включително електронни версии на оригинални документи или документи, съществуващи единствено в електронна версия. Когато документите се съхраняват на общоприети носители на данни в съответствие с процедурата, предвидена в параграф 5, не се изискват оригинали.

4. Документите се съхраняват във форма, която позволява идентифицирането на самоличността на субектите на данните в продължение на период, чиято продължителност не надвишава необходимата за целите, за които данните са събрани или обработени впоследствие.

5. Процедурата, по която се удостоверява, че документите, съхранявани на общоприети носители на данни, са верни с оригиналния документ, се определя от националните органи и чрез нея се гарантира, че съхраняваните версии отговарят на националните законови изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.

6. Когато документите съществуват единствено в електронна форма, използваните компютърни системи отговарят на приетите стандарти за сигурност, които гарантират, че съхраняваните документи отговарят на националните законови изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.