Член 36

Регистриране и документиране

1.Всяка държава-членка и Европол правят необходимото всички операции по обработка на данни в резултат на искания за сравняване с данни в Евродак за целите, посочени в член 1, параграф 2, да бъдат регистрирани или документирани за целите на проверката на допустимостта на искането, правомерността на обработката на данни и целостта и сигурността на данните, както и за целите на самоконтрола.

2.Регистърът или документацията във всички случаи съдържа следните елементи:

а) точната цел на искането за сравняване, включително вида на терористичното или друго тежко престъпление, за което става въпрос, а за Европол — точната цел на искането за сравняване;

б) основателните причини да не се извърши сравняване с други държави-членки съгласно Решение 2008/615/ПВР, в съответствие с член 20, параграф 1 от настоящия регламент;

в) референтния номер на националния файл;

г) датата и точния час на искането за сравняване от националното звено за достъп до централната система;

д) името на органа, поискал достъп за целите на сравняването, и отговорното лице, отправило искането и обработило данните;

е) когато е приложимо, използването на спешната процедура по член 19, параграф 3 и решението, взето във връзка с последващата проверка;

ж) данните, използвани за сравняването;

з) в съответствие с националните разпоредби или разпоредбите на Решение 2009/371/ПВР, идентификационния знак на служителя, извършил търсенето, и на служителя, наредил търсенето или предоставянето.

3.Регистрите и документацията се използват само за контрол на правомерността на обработката на данните, както и за гарантиране на целостта и сигурността на данните. Единствено регистрите, съдържащи данни от неличен характер, могат да бъдат използвани за наблюдението и оценката по член 40. На компетентните национални надзорни органи, отговарящи за проверката на допустимостта на искането и за проверката на законосъобразността на обработката на данните и целостта и сигурността на данните, се предоставя достъп, при поискване, до тези регистри, за да могат да изпълняват служебните си задължения.