§ 1. По смисъла на този закон:

1. "Акт за унищожаване на документи" е документ за удостоверяване на количеството и състава на унищожените документи от масово-типов характер с изтекъл срок за съхранение.

2. "Архивен фонд" е тази част от документалния фонд на държавна организация/физическо лице, която е определена поради ценността си за постоянно запазване и е приета в архив с постоянен състав, както и сформирана в архива съвкупност от документи, които исторически и/или логически са свързани помежду си (архивна колекция).

3. "Архивна единица" е дело, прието в архив и вписано със свой номер в инвентарен опис на архивен фонд, както и физически обособена група документи (отделен документ), вписана в инвентарен опис със самостоятелен номер (технически проект или негова част, карта, албум, ролка, микрофилм, микрофиш, магнитна лента, матрица, пакет дискове и други).

4. "Дело" е група документи с еднакъв срок за съхранение, свързани по вид, тематика или по друг признак.

5. "Деловодна служба" (деловодство, регистратура) е структурно звено в организация, управляваща текущите документи до предаването им в учрежденски архив.

6. "Документ" е материален обект с информация, фиксирана върху какъвто и да е носител, създадена/получена и запазена от организация или лице при изпълнение на задължения, определени със закон или произтичащи от действие.

7. "Документи в риск" са документи, които са в тежко физическо състояние или се съхраняват в условия, които застрашават физическото им състояние.

8. "Документален фонд" на държавна организация/физическо лице е съвкупността от документи, образувана при осъществяването на тяхната дейност.

9. "Документи с дългосрочно справочно значение" са документи, които са свързани с трудови и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и други.

10. "Документи от масово-типов характер с краткосрочно справочно значение" са документи, които се съхраняват в организациите за срок от една до 5 години.

11. "Държавни и общински институции" са бюджетните организации, държавните предприятия по чл. 62, ал. 3 от Търговския закон, търговските дружества, в които държавата или община притежават мажоритарния дял, търговските дружества с блокираща квота държавно или общинско участие в капитала, търговските дружества, в които държавата притежава привилегирована акция ("златна акция"), и неперсонифицираните дружества по Закона за задълженията и договорите, в които държавата или община участват пряко или косвено в имуществото им.

12. "Експертиза на ценността" е процес на определяне на ценността на документите въз основа на научнообосновани критерии с цел категоризирането на едни документи за постоянно запазване и други за унищожаване.

13. "Застрахователно копие на документ" е копие на документ, изготвено за физическо опазване и за замяна на документа в случай на унищожаването му.

14. "Застрахователен фонд" е съвкупността от застрахователните копия на архивни документи, създадени с цел запазване на информацията, в случай на унищожаване или повреда на оригиналите при природни бедствия, военни конфликти, терористични актове и други, както и на особено ценни документи.

15. "Комплектуване на архив" е системно попълване на архив с документи в съответствие с неговия профил.

16. "Научно-справочен апарат" са справочниците, създадени по отчета, състава и съдържанието на документите.

17. "Номенклатура на делата" е систематичен списък на заглавията на делата, които предстои да се образуват в държавната организация, с посочени срокове на съхранението им.

18. "Опазване" е система от предпазни мерки, включваща организационни, финансови и други стратегически решения за поддържане на целостта и продължителността на живот на документите, както и мероприятия за физическото им опазване от посегателства.

19. "Особено ценен документ" е документ от Националния архивен фонд с непреходно културно-историческо значение и научна стойност за обществото и държавата, по отношение на който е установен специален режим на отчет, съхранение и използване.

20. "Паспортизация на фонд" е проверка на наличието и състоянието на документите в архивен фонд, извършвана периодично или при промяна на условията и мястото на съхранението им.

21. "Повторно" е нарушението, извършено в едногодишен срок от влизането в сила на наказателното постановление, с което лицето е било наказано за същото по вид нарушение.

22. "Принцип на произхода" е принцип, според който документите в архив с постоянен състав се отнасят към този архивен фонд, от който произхождат, а вътре във фонда запазват първоначалния си ред, даден в деловодната служба на съответната държавна организация.

23. "Съхранение" е дейност по осигуряване на архивохранилища и тяхното оборудване, рационалното разполагане на документите в тях, охраната им, поддържането на оптимален температурно-влажностен режим, физикохимичната обработка, консервацията и реставрацията, изработването на застрахователни копия.

24. "Текуща експертиза" е ежегодно систематизиране на документите в дела в учрежденския архив съгласно номенклатурата на делата с посочени срокове на съхранение.

25. "Учрежденски архив" е архив с променлив състав на документите на отделна държавна организация, в който те се съхраняват до тяхното предаване в съответния държавен архив или унищожаването им.

26. "Фондообразувател" е държавна организация, физическо или юридическо лице, създали или за които са създадени документи, подлежащи на постоянно запазване в архив.

27. "Ценен документ" е документ, преминал през експертна оценка въз основа на научнообосновани критерии и признат за такъв.