Член 4

Политики и процедури

1.Посочените в член 32, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2023/1114 политики и процедури се определят в писмена форма и отразяват размера, сложността и естеството на токена, обезпечен с активи, и набора от дейности, извършвани от издателя на токените, обезпечени с активи, както и групата, към която той принадлежи.

2.Ръководният орган на издателя на токени, обезпечени с активи, отговаря за определянето, приемането и прилагането на тези политики и процедури. Той периодично установява недостатъците, отнасящи се до ефективността на тези политики и процедури, и ги отстранява.

3.Издателите на токени, обезпечени с активи, създават ефективни канали за вътрешна комуникация, чрез които информират служителите и членовете на ръководния орган за своите политики и процедури относно конфликтите на интереси, като предоставят непрекъснат достъп до съдържанието на тези политики и процедури и осигуряват подходящо актуално обучение, свързано с тях.

Издателите на токени, обезпечени с активи, създават ефективни външни канали за комуникация, за да информират трети страни за своите политики и процедури относно конфликтите на интереси.

4.Когато издателят на токени, обезпечени с активи, е член на група, политиките и процедурите, посочени в член 32, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2023/1114, обхващат конфликтите на интереси между издателя и други субекти от групата.

5.Посочените в член 32, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2023/1114 политики и процедури включват:

а) описание на обстоятелствата, които могат да доведат до конфликт на интереси в съответствие с членове 2 и 3;

б) процесите, които трябва да се прилагат с оглед на установяването, предотвратяването, управлението и оповестяването на конфликтите на интереси, посочени в членове 2 и 3.

6.В рамките на процесите по параграф 5 се прави разграничение между трайните конфликти на интереси, които трябва да се управляват постоянно, и конфликтите, които възникват само в определени случаи и трябва да бъдат смекчени чрез специфична за конкретния случай мярка.

7.Процедурите по параграф 5 включват описание на следното:

а) ефективни процеси за своевременно докладване и съобщаване чрез подходящи канали за вътрешно докладване на всеки въпрос, който може да доведе или е довел до конфликт на интереси;

б) ефективни процеси за предотвратяване и контрол на обмена на информация между свързани лица, участващи в дейности, при които може да възникне конфликт на интереси, когато обменът на тази информация може да навреди на интересите на държателя на токените, обезпечени с активи, или да засегне изпълнението на задълженията и отговорностите на това свързано лице;

в) мерки, с които се гарантира, че дейностите или сделките, предмет на конфликта, се възлагат, когато е възможно, на различни лица в рамките на един и същ издател на токени, обезпечени с активи, или по друг начин подлежат на целенасочено наблюдение и мерки, които постигат същия ефект;

г) мерки, с които се гарантира, че свързаните лица, които извършват външни стопански дейности, свързани с издателя на токени, обезпечени с активи, не може да оказват неподходящо влияние в рамките на издателя на токени, обезпечени с активи, по отношение на тези дейности;

д) мерки, с които се гарантира, че рискът от конфликт на интереси се разглежда на равнището на ръководния орган или от неговата компетентна комисия. Тези мерки гарантират, че членовете на комисията или членовете на ръководния орган не са в конфликт на интереси, и предоставят достатъчно насоки относно установяването и управлението на конфликти на интереси, които могат да засегнат способността на членовете на ръководния орган да вземат обективни и безпристрастни решения в най-добрия интерес на издателя на токени, обезпечени с активи;

е) мерки, с които се гарантира, че на членовете на ръководния орган се възлага отговорността да информират другите членове и да се въздържат от гласуване по въпросите, по които членовете имат или може да имат конфликт на интереси или когато обективността на тези членове или способността им да изпълняват правилно задълженията си към издателя на токени, обезпечени с активи, може да са компрометирани по друг начин;

ж) мерки, с които се гарантира, че членовете на ръководния орган не може да бъдат членове на ръководния орган в управленската или надзорната функция на конкуриращи се издатели на токени, обезпечени с активи.

8.Когато политиките и процедурите относно конфликтите на интереси са недостатъчни за предотвратяване или смекчаване на рисковете от вреди за държателите на токени, обезпечени с активи, или за издателя на токени, обезпечени с активи, издателят изменя политиките и процедурите, за да отстрани евентуални недостатъци.

9.В посочените в член 32, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2023/1114 политики и процедури се изисква издателите на токени, обезпечени с активи, да съхраняват записи и да документират видовете дейности или ситуации, които пораждат или могат да породят конфликтите на интереси, посочени в член 2, параграф 1 и член 3, параграф 1, и за всеки вид дейност или ситуация — предприетите мерки за предотвратяване или смекчаване на такива конфликти. Записите се съхраняват за срок от 5 години.

10.Посочените в член 32, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2023/1114 политики и процедури гарантират, че посочените в член 2, параграф 4 сделки са идентифицирани от издателя на токените, обезпечени с активи, или той е уведомен за тях, преди да бъде взето решение за изпълнението на сделката и за условията по нея. Тези политики и процедури гарантират също, че решенията за сключване на такива сделки се вземат обективно в интерес на всяка от страните и че условията по сделката са същите като условията, прилагани между независими страни за едни и същи сделки при липса на конфликт на интереси.

11.По отношение на сделките, посочени в член 2, параграф 4, посочените в член 32, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2023/1114 политики и процедури, гарантират, че:

а) процесите на вземане на решения за сключване на тези сделки са определени и са установени прагове, изразени като обем на сделката, над които за такава сделка се изисква одобрението на ръководния орган;

б) служителите и членовете на ръководния орган са запознати с правилата, прилагани по отношение на тези сделки, и с мерките, установени от издателя на токени, обезпечени с активи, във връзка с тях;

в) издателят на токени, обезпечени с активи, е информиран своевременно за всяка от тези сделки;

г) за сделката, която е идентифицирана от издателя на токени, обезпечени с активи, или за която той е уведомен, се съхранява съответен запис, като се документират датата и часът на сделката, условията по нея, нейният обем, контрагентът, както и всякакви лицензи или забрани във връзка с тази сделка.