Член 19

Наличност на документите

1.По смисъла на член 90 от Регламент (ЕО) № 1083/2006, управляващият орган гарантира, че е налице регистър, в който са указани наличието и местонахождението на органите, съхраняващи оправдателните документи, свързани с разходите, одитите и контролните действия и съдържат всички документи, необходими за осъществяване на достатъчно добро проследяване пътя на документацията (одитна следа).

2.Управляващият орган гарантира, че документите, посочени в параграф 1 са на разположение и позволяват правене на извлечения или копия от тях за целите на инспекции, провеждани от оторизирани за инспектирането им лица и органи, включително, най-малко от оторизирания персонал на управляващия орган, на сертифициращия орган, на междинните звена, на одитиращия орган и на звената, посочени в член 62, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1083/2006, както и от оторизираните длъжностни лица на Общността и техни оторизирани представители.

3.Управляващият орган съхранява данните, необходими за оценката и изготвянето на докладите, включително информацията, посочена в член 14 по отношение на операциите, посочени в член 90, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1083/2006 за целия период, посочен в параграф 1, буква а) от този член.

4.Най-малко следните носители на данни се считат за общоприети по смисъла на член 90 от Регламент (ЕО) № 1083/2006:

а) фотокопия на оригинални документи;

б) микрофишове на оригинални документи;

в) електронни издания на оригинални документи;

г) документи, съществуващи само в електронен вид.

5.Процедурите по сертифициране на съответствието на документите, съхранявани на общоприетите носители с оригиналите се установява от националните органи и гарантира съответствието на съхраняваните издания с националните правни изисквания, както и тяхната надеждност за целите на одита и контрола.

6.Когато документите съществуват само в електронен вариант, използваната компютърна система трябва да отговаря на приетите стандарти за сигурност, които гарантират, че съхраняваните документи са в съответствие с националните правни изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.