Член 37

Организация на визовите отдели

1. Държавите-членки отговарят за организацията на визовите отдели в техните консулства.

За да се предотврати спад в нивото на бдителност и да се защитят служителите от възможността да бъдат изложени на натиск на местно ниво, се създават ротационни схеми за служителите, които пряко се занимават с кандидатите, когато това е уместно. Особено внимание се обръща на ясните работни структури и точното разпределение/разделение на отговорности във връзка с вземането на крайните решения по заявленията. Достъпът до ВИС, ШИС и друга поверителна информация е ограничен и включва само ограничен брой надлежно упълномощени служители. Трябва да се вземат подходящи мерки за предотвратяване на неразрешен достъп до такива бази данни.

2. Съхранението и ползването на визови стикери е обект на подходящи мерки за сигурност, за да се избегне измама или загуба. Всяко консулство води отчет на наличните визови стикери и регистрира начина, по който е използван всеки визов стикер. Всяка значителна загуба на непопълнени визови стикери се докладва на Комисията.

3. Консулствата или централните органи пазят архиви на заявленията на хартия или в електронен формат. Всяко индивидуално досие съдържа нужната информация, позволяваща, при необходимост, да се възстановят обстоятелствата, въз основа на които е взето решението по заявлението.

Индивидуалните досиета за заявленията се пазят поне една година, считано от датата, на която е взето решението по заявлението, посочено в член 23, параграф 1, или в случай на обжалване, до края на процедурата по обжалване, в зависимост от това кой период е по-дълъг. Ако е приложимо, индивидуалните файлове с електронни заявления се съхраняват за срока на валидност на издадената виза.